Już od 1 kwietnia wprowadzony zostaje obowiązek korzystania z systemu e-Doręczeń dla przedsiębiorstw zarejestrowanych w Krajowym Rejestrze Sądowym przed początkiem bieżącego roku.

Wprowadzenie obowiązkowych e-Doręczeń jest rozłożone w czasie. Najwięcej pozostało go podmiotom wpisanym do CEIDG przed 1.01.2025 r. – mają one czas do 1 października 2026 r.

Podmioty wpisane do KRS przed 1.01.2025 r. muszą mieć adres do e-Doręczeń od 1 kwietnia 2025 roku.

A podmioty, które rejestrują działalność w CEIDG albo w KRS od 1 stycznia 2025 roku, zakładają adresy i skrzynki do e-Doręczeń już podczas rejestracji.

Przedstawiciele zawodów zaufania publicznego stosują e-Doręczenia od 1 stycznia 2025 roku.

E-Doręczenia to usługa, która umożliwia bezpieczną wysyłkę, odbiór i przechowywanie korespondencji w formie elektronicznej. Dzięki statusowi usługi zaufania, e-Doręczenia oferują gwarancję pewności skutków prawnych równoważną z tradycyjnym listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.

Jak rozpocząć korzystanie z e-Doręczeń?

Proces wdrożenia usługi e-Doręczeń dla przedsiębiorców jest prosty i intuicyjny. Pierwszym krokiem jest założenie adresu do e-Doręczeń (AED) poprzez złożenie wniosku na platformie Biznes.gov.pl (link: https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/ou709). Po aktywacji adresu przedsiębiorca uzyskuje dostęp do darmowej skrzynki do e-Doręczeń, która umożliwia pełne zarządzanie korespondencją elektroniczną. Operatorem systemu jest Poczta Polska.

 

Co zrobić krok po kroku

1. Złóż wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń

Po kliknięciu linku "Załatw online" przejdziesz do e-usługi. Aby rozpocząć wypełnianie wniosku musisz się zalogować profilem zaufanym albo e-dowodem.

Pamiętaj! 

Wniosek muszą podpisać elektronicznie osoby uprawnione do reprezentacji przedsiębiorcy lub pełnomocnik, który ma umocowanie do złożenia wniosku.

Aby podpisać wniosek możesz wykorzystać:

• profil zaufany
• podpis kwalifikowany
• e-dowód
• pieczęć elektroniczną

Jeśli zależy ci na szybkim załatwieniu sprawy, przed zalogowaniem się do e-usługi przygotuj dane przedsiębiorcy, który będzie właścicielem adresu do e-Doręczeń: 

• nazwę (w przypadku przedsiębiorcy wpisanego do CEIDG nazwa musi obejmować imię i nazwisko)
• numer REGON, jeżeli został nadany
• numer NIP, jeżeli został nadany, lub informację o jego unieważnieniu lub uchyleniu
• adres do korespondencji
• dla przedsiębiorców wpisanych do KRS - numer KRS, jeżeli został nadany
• dla przedsiębiorców wpisanych do KRS - oznaczenie formy prawnej
• dla przedsiębiorców wpisanych do KRS - siedzibę i adres
• dla przedsiębiorców wpisanych do CEIDG - numer PESEL, a jeżeli nie został nadany, Identyfikator Europejski
• dla przedsiębiorców wpisanych do CEIDG - adres e-mail, na który zostanie przesłana informacja o utworzeniu adresu do doręczeń elektronicznych i jak aktywować skrzynkę
• imię i nazwisko administratora skrzynki do e-Doręczeń, jego adres e-mail oraz numer PESEL, a jeżeli PESEL nie został nadany, Identyfikator Europejski (przedsiębiorcę wpisanego do CEIDG dotyczy to tylko jeśli wyznacza administratora).

Jeśli jesteś przedsiębiorcą wpisanym do CEIDG możesz sam zarządzać skrzynką albo wyznaczyć administratora, który będzie to robił w twoim imieniu. Przedsiębiorcy wpisani do KRS muszą wyznaczyć administratora skrzynki.

Ważne! 

Jeśli działasz jako pełnomocnik, członek organu uprawnionego do reprezentacji albo prokurent, a twoje uprawnienie do złożenia wniosku w imieniu przedsiębiorcy nie wynika z CEIDG albo KRS musisz wykazać swoje uprawnienie do reprezentacji.

W takim wypadku przed zalogowaniem się do e-usługi przygotuj:

• pełnomocnictwo podpisane elektronicznie przez przedsiębiorcę albo kopię pełnomocnictwa potwierdzoną elektronicznie za zgodność z oryginałem przez przedsiębiorcę, notariusza albo będącego pełnomocnikiem przedsiębiorcy – adwokata, radcę prawnego, rzecznika patentowego, doradcę podatkowego, radcę Prokuratorii Generalnej RP
• dowód zapłacenia opłaty skarbowej za złożenie pełnomocnictwa. Sprawdź praktyczne informacje na temat opłaty skarbowej.

albo

• dokument potwierdzający reprezentację bądź jego kopię, potwierdzoną elektronicznie za zgodność z oryginałem przez przedsiębiorcę, notariusza albo będącego pełnomocnikiem – adwokata, radcę prawnego, rzecznika patentowego, doradcę podatkowego, radcę Prokuratorii Generalnej RP.

Dokumenty

Wzór pełnomocnictwa do wniosku o adres do e-Doręczeń

2. Urząd sprawdzi wniosek merytorycznie i formalnie

Jeśli wniosek będzie zawierał nieprawidłowe dane albo nie będzie spełniał innych wymagań, urząd wezwie cię do usunięcia braków w terminie 7 dni. Jeśli braki nie zostaną usunięte, wniosek pozostanie bez rozpoznania.

3. Minister Cyfryzacji utworzy adres i skrzynkę do e-Doręczeń

O tym, że adres i skrzynka zostały utworzone dowiesz się z wiadomości e-mail przesłanej przez zespół e-Doręczeń. W wiadomości będzie instrukcja jak aktywować adres. 

Ważne! 

Wiadomość aktywacyjna zostanie wysłana na adres e-mail podany w tym celu we wniosku. Jeśli jesteś przedsiębiorcą wpisanym do CEIDG i nie wyznaczyłeś administratora skrzynki, zadbaj o to żeby we wniosku znalazł się twój adres e-mail, który regularnie sprawdzasz. W przypadku przedsiębiorców wpisanych do KRS, którzy muszą wyznaczyć administratora skrzynki, wiadomość aktywacyjna zostanie wysłana na adres e-mail administratora.

4. Aktywuj skrzynkę i adres do e-Doręczeń

Żeby adres do e-Doręczeń twojej firmy stał się widoczny w bazie adresów elektronicznych, a skrzynka zaczęła działać, potrzebna jest ich aktywacja. Szczegółowe informacje jak to zrobić będą w wiadomości e-mail do administratora skrzynki lub do przedsiębiorcy, który jest właścicielem adresu i nie wyznaczył administratora.

Ważne!

Po otrzymaniu wiadomości aktywacyjnej zaloguj się do Konta Przedsiębiorcy. Logowanie jest możliwe przy użyciu profilu zaufanego lub e-dowodu. Przy pierwszym logowaniu system poprosi cię o podanie adresu e-mail, na który będą przychodziły powiadomienia z Biznes.gov.pl.

Po aktywacji adresu, uzyskasz dostęp do darmowej skrzynki do e-Doręczeń dla swojej firmy. Skrzynka w Koncie Przedsiębiorcy umożliwi ci wysyłanie, odbieranie i przechowywanie wiadomości, a także dostęp do adresów wpisanych do BAE.

Jeśli jesteś przedsiębiorcą wpisanym do CEIDG możesz sam zarządzać skrzynką albo wyznaczyć administratora, który będzie to robił w twoim imieniu. Przedsiębiorcy wpisani do KRS muszą wyznaczyć administratora skrzynki.

5. Minister Cyfryzacji wpisze adres do e-Doręczeń do bazy adresów elektronicznych

Na aktywowany adres do e-Doręczeń przyjdzie wiadomość o jego wpisie do bazy adresów elektronicznych. Od tego momentu urzędy, które mają adresy do e-Doręczeń, będą przesyłać twojej firmie korespondencję tylko elektronicznie, na adres wpisany do BAE.

Ile zapłacisz

Usługa jest bezpłatna.

• 17 zł – opłata skarbowa od złożenia dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa lub prokury oraz jego odpisu, wypisu lub kopii w formie elektronicznej (opcjonalnie)  

Jeśli wniosek składa pełnomocnik bądź prokurent, trzeba zapłacić opłatę skarbową odpowiednio za złożenie pełnomocnictwa albo wypisu z KRS potwierdzającego ustanowienie prokury.

Gdzie zapłacić: opłatę skarbową zapłać na konto urzędu miasta lub gminy, właściwego dla miejsca zamieszkania lub siedziby mocodawcy (osoba albo firma, która udzieliła pełnomocnictwa).

Praktyczne informacje na temat pełnomocnictwa.

Ile będziesz czekać

Wiadomość e-mail potwierdzająca utworzenie adresu do e-Doręczeń zostanie przesłana po otrzymaniu przez ministra właściwego ds. cyfryzacji kompletnego i poprawnego wniosku. Po aktywacji adresu, zostanie on niezwłocznie wpisany do bazy adresów elektronicznych.

Warto wiedzieć

Jak zmienić dane firmy w bazie adresów elektronicznych

Jeśli zmieniły się twoje dane jako przedsiębiorcy, zaktualizuj je w swoim rejestrze – CEIDG albo KRS. Następnie, gdy otrzymasz potwierdzenie, że zmiany w rejestrze są już widoczne, przejdź do e-usługi na Biznes.gov.pl. Po zalogowaniu, zaznacz, że chcesz złożyć wniosek o zmianę danych w bazie adresów elektronicznych (BAE). Jeśli na ekranie z danymi twojej firmy zobaczysz zaktualizowane informacje, pozostaje ci elektroniczne podpisanie wniosku i wysłanie go.

Przeczytaj, jak:

• złożyć wniosek o zmianę danych firmy w CEIDG
• złożyć wniosek o zmianę danych firmy w KRS.

Jeżeli chcesz zmienić adres e-mail do powiadomień, możesz to zrobić w ustawieniach skrzynki po zalogowaniu do Konta Przedsiębiorcy.

Przez e-usługę na Biznes.gov.pl, możesz też zmienić administratora skrzynki do e-Doręczeń. W tym celu, po zalogowaniu do e-usługi, zaznacz, że chcesz złożyć wniosek o zmianę danych w bazie adresów elektronicznych. Na ekranie z pytaniem „Czego dotyczy zmiana” wybierz „Dane administratora”. Następnie usługa umożliwi ci wyznaczenie nowego administratora. Jeśli jesteś przedsiębiorcą wpisanym do CEIDG, możesz też wykreślić wyznaczonego administratora z BAE. Wykreślenie administratora z BAE oznacza, że traci on dostęp do twojej skrzynki do e-Doręczeń.

Jak wykreślić adres do e-Doręczeń z bazy adresów elektronicznych

Możesz wykreślić adres do e-Doręczeń z bazy adresów elektronicznych. W tym celu złóż wniosek online przez e-usługę. Możesz przejść do e-usługi klikając przycisk "Załatw online" na tej stronie. Po rozpatrzeniu wniosku, Minister Cyfryzacji podejmie decyzję o wykreśleniu adresu twojej firmy z BAE.

Źródło: Biznes.gov.pl / podatki.biz