Proces fakturowania w KSeF znacząco różni się od tradycyjnych metod, wprowadzając scentralizowany obieg dokumentów. Zrozumienie tego przepływu jest istotne dla każdego przedsiębiorcy – będzie on bowiem występował z dwóch stron systemu – jako wystawca i jako odbiorca faktur.

Wystawienie faktury ustrukturyzowanej

Proces wystawiania faktury w KSeF rozpoczyna się od zalogowania do systemu. Może to nastąpić poprzez oficjalną Aplikację podatnika udostępnioną przez Ministerstwo Finansów lub zintegrowane oprogramowanie księgowe. Niezbędne jest uwierzytelnienie tożsamości, które może odbywać się za pomocą profilu zaufanego, e-dowodu lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Po zalogowaniu, użytkownik uzyskuje dostęp do kreatora dokumentu, za pomocą którego uzupełni wszystkie wymagane dla faktury dane.

Przesłanie faktury do KSeF

Po uzupełnieniu wszystkich niezbędnych danych, faktura w formacie XML (obecnie w strukturze logicznej FA(2), a od 1 lutego 2026 r. FA(3)) jest przesyłana do KSeF. Zasadą ogólną jest transmisja natychmiastowa, co oznacza, że data wystawienia faktury jest równoznaczna z datą jej zarejestrowania w systemie.  

W porównaniu do KSEF 1.0, KSeF 2.0 wprowadza rozszerzone metody wysyłki, które zwiększają elastyczność systemu. Nowością jest tryb offline24, który jest szczególnie przydatny w sytuacjach problemów z dostępem do internetu lub awarii po stronie użytkownika. W takim przypadku fakturę będzie można wystawić lokalnie (offline) i przesłać do KSeF najpóźniej w ciągu 24 godzin od jej wystawienia. System zarejestruje dokument z datą i godziną dostarczenia, ale data wystawienia będzie zgodna z datą wpisaną przez wystawcę. Dodatkowo, w przypadku awarii samego systemu KSeF (niedostępności), istnieje tryb awaryjny pozwalający na przesłanie faktur w ciągu 7 dni roboczych od dnia przywrócenia jego funkcjonowania.  

Po pomyślnym przesłaniu faktury, KSeF wygeneruje Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). UPO zawiera unikalny numer identyfikujący fakturę w systemie KSeF i stanowi potwierdzenie, że faktura dotarła do systemu i jest dostępna dla nabywcy.

Odbiór faktury przez nabywcę

Zasadą funkcjonowania KSeF jest to, że nabywca uzyskuje dostęp do faktury za pośrednictwem systemu KSeF. Aby móc pobierać faktury, nabywca musi posiadać aktywne konto w systemie. Faktury można pobierać poprzez Aplikację Podatnika KSeF (dostępne są pliki XML i PDF) lub przez zintegrowany program księgowy.

Ważne

System KSeF nie będzie wysyłał powiadomień o nowych fakturach, co oznacza, że konieczne jest regularne sprawdzanie dostępności dokumentów.  

Odbiorcy, nie będący polskimi przedsiębiorcami

W niektórych sytuacjach, np. dla konsumentów, podmiotów nieposiadających numeru NIP czy nabywców zagranicznych nieposługujących się NIP w Polsce, fakturę będzie się udostępniało poza KSeF. W takich przypadkach wystawca przekaże nabywcy wizualizację faktury (tak jak dotychczas- np. w formacie PDF lub papierowym), z tym, że faktura ta musi być oznaczona specjalnym kodem QR. Ten kod QR umożliwi dostęp do faktury w KSeF.  

Przykład

Konsument kupuje u przedsiębiorcy i żąda wydania faktury. Otrzymuje tak jak dotychczas dokument lub plik pdf, zawierający wszystkie dane, z tym, że dokument ten lub plik stanowi wizualizację rzeczywistej faktury, która dostępna jest w KSeF.

Dopiero po zeskanowaniu kodu QR nabywca uzyska dostęp do faktury w systemie, co pozwoli mu stwierdzić, że faktura rzeczywiście została wystawiona i spełnia wymogi, określone w odrębnych przepisach (np. pozwala na dokonanie odliczenia w ramach ulgi podatkowej).

Faktura, wystawiona przez nieuczciwego sprzedawcę poza systemem KSeF nie znajdzie odzwierciedlenia w systemie, co prędzej czy później oznacza dla tego sprzedawcy poważne problemy.

Otrzymanie faktury

Data otrzymania faktury w KSeF to data jej faktycznego otrzymania przez system, czyli data nadania jej numeru KSeF. Jeśli faktura jest udostępniana poza KSeF (np. jako wizualizacja z kodem QR), datą otrzymania jest data jej faktycznego otrzymania przez nabywcę.  

KSeF zmienia sposób postrzegania fakturowania z aktywnego "wysyłania" na "udostępnianie" dokumentów. System nie działa jak tradycyjna skrzynka pocztowa, lecz jako centralny rejestr. To oznacza, że po tym, jak faktura zostanie przesłana do KSeF i otrzyma Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO), obowiązek dostarczenia spoczywający na sprzedawcy jest spełniony.

Następnie to nabywca musi aktywnie pobrać dokument z centralnego repozytorium. Ta zmiana zmniejszy znacząco ilość sporów dotyczących dostarczenia i odbioru faktur.

Dla mikroprzedsiębiorców oznacza to konieczność wprowadzenia procedur regularnego sprawdzania i pobierania faktur zakupowych z KSeF, i to będzie bardzo ważne dla ich wewnętrznych procesów księgowych i rozliczeń.

Tabela

Schemat działania KSeF: Wystawienie, Przesłanie, Odbiór Faktury

Etap	Działania wystawcy	Działania KSeF	Działania nabywcy	Najważniejsze  elementy
Wystawienie	Logowanie (profil zaufany, e-dowód, podpis kwalifikowany); Wybór rodzaju faktury (np. podstawowa, korygująca); Uzupełnienie danych (sprzedawca, nabywca); Wskazanie adnotacji (np. zwolnienie z VAT); Posiadanie uprawnień.	Przygotowanie kreatora dokumentu; Walidacja wstępna danych.	-	Uwierzytelnienie; Dane sprzedawcy/nabywcy; Adnotacje; Uprawnienia.
Przesłanie	Przesłanie faktury w formacie XML (FA(2)/FA(3)); Wybór trybu: natychmiastowy, offline24 (do 24h), awaryjny (do 7 dni roboczych).	Nadanie unikalnego numeru KSeF; Zarejestrowanie daty i godziny dostarczenia; Generowanie Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO); Przechowywanie faktury.	-	Format XML (FA(2)/FA(3)); Numer KSeF; UPO; Tryby przesyłania.
Odbiór	-	Udostępnienie faktury w systemie; Przechowywanie faktury przez 10 lat.	Dostęp do KSeF (aktywne konto); Pobieranie faktur (XML, PDF) przez Aplikację podatnika lub oprogramowanie zewnętrzne; Odbiór wizualizacji z kodem QR (dla konsumentów/podmiotów bez NIP); Rozróżnienie daty otrzymania.	Dostęp do systemu; Pobieranie danych; Kod QR (dla wizualizacji); Data otrzymania.

źródło: Redakcja podatki.biz