KSeF, choć funkcjonuje w wersji 1.0 już od pewnego czasu, przechodzi znaczącą ewolucję. Wersja 2.0 to nie tylko aktualizacja, ale istotne ulepszenie, które wprowadza zmiany w architekturze i funkcjonalnościach systemu.

KSeF 1.0 – Faza dobrowolna i jej charakterystyka

Krajowy System e-Faktur został uruchomiony jako rozwiązanie dobrowolne 1 stycznia 2022 r. Od tego momentu podatnicy mieli możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych w ramach tego systemu. W tej początkowej fazie obowiązywała struktura logiczna e-faktury oznaczona jako FA(2). Pomimo dostępności, system w wersji 1.0 nie zyskał szerokiej popularności, częściowo ze względu na brak pełnego dopracowania technicznego i intuicyjności użytkowania.  Obecnie użytkowany jest przez około 5000 użytkowników.

KSeF 2.0 – Optymalizacja, nowe funkcjonalności i architektura

KSeF 2.0 to zoptymalizowana pod kątem wydajności wersja systemu, oparta na nowoczesnych technologiach, które zapewniają modułowość, skalowalność, stabilność i niezawodność działania. Oznacza to zupełnie nową architekturę w porównaniu do KSeF 1.0.   

Od 1 lutego 2026 r. obowiązującą strukturą logiczną e-faktury będzie FA(3), która zastąpi FA(2). Struktura FA(3) została opracowana na podstawie opinii przesłanych podczas konsultacji podatkowych oraz postulatów zgłoszonych w trakcie spotkań z różnymi organizacjami.

W trakcie konsultacji wypowiedziało się ponad 10 000 podmiotów – jest to chyba najbardziej szeroka konsultacja zmian o charakterze podatkowym w historii.

Najważniejsze zmiany w strukturze FA(3) obejmują:

• zmiany w prezentacji terminu płatności.  
• dodanie nowej roli "Pracownik" w Podmiot3 dla identyfikacji wydatków pracowniczych.  
• zwiększenie liczby znaków w polu P_7, przeznaczonym na nazwę towaru lub usługi.  
• wprowadzenie rozwiązań dedykowanych dla Jednostek Samorządu Terytorialnego (JST) i Grup VAT.  

KSeF 2.0 wprowadza również rozszerzone metody wysyłki dokumentów:

• Transmisja natychmiastowa - Podobnie jak w KSeF 1.0, data wystawienia faktury jest równoznaczna z datą jej zarejestrowania w KSeF.  
• Tryb offline24 - Jest to nowy tryb, który pozwala na wystawianie faktur offline i przesyłanie ich do KSeF najpóźniej w ciągu 24 godzin od wystawienia. Gwarantuje niezawodność w sytuacjach losowych, takich jak brak dostępu do internetu.  
• Tryb offline (7 dni roboczych) - W przypadku niedostępności samego systemu KSeF (awarii), faktury wystawione poza systemem należy przesłać w ciągu 7 dni roboczych od dnia przywrócenia jego funkcjonowania.  

Od 1 lutego 2026 r. będzie również możliwość dodawania załączników do e-faktur w formacie zgodnym z FA(3). Maksymalna wielkość pliku faktury z załącznikiem przesyłanego w jednej wysyłce wyniesie 3 MB, natomiast limit rozmiaru faktury bez załącznika pozostaje bez zmian i nadal wynosi 1 MB. W przypadku faktur wystawionych w trybie offline i przekazanych nabywcy przed przesłaniem do KSeF, na wizualizacji faktury muszą zostać umieszczone dwa kody QR: jeden dla "OFFLINE" i drugi dla "CERTYFIKAT". Aplikacja Mobilna KSeF zostanie zaktualizowana do wersji 2.0.

Ministerstwo Finansów planuje udostępnić otwarte środowisko KSeF 2.0 do testów API pod koniec września 2025 r., a testowa Aplikacja podatnika ma być dostępna od listopada 2025 r.

Tabela

Porównanie KSeF 1.0 i KSeF 2.0

Cecha	KSeF 1.0 (FA(2))	KSeF 2.0 (FA(3))
Data wprowadzenia (dobrowolny/obowiązkowy)	Od 1 stycznia 2022 r. (dobrowolny)	Od 1 lutego 2026 r. (obowiązkowy, dla dużych firm); Od 1 kwietnia 2026 r. (obowiązkowy, dla pozostałych)    Okres przejściowy do końca 2026 dla najmniejszych podatników o obrocie do 10 000 zł miesięcznie.
Struktura logiczna faktury	FA(2)	FA(3) (od 1 lutego 2026 r.)
Metody wysyłki	Głównie transmisja natychmiastowa	Transmisja natychmiastowa, tryb offline24, tryb offline (7 dni roboczych)
Możliwość dodawania załączników	Brak	Tak (od 1 lutego 2026 r., limit 3 MB)
Kody QR dla faktur offline	Brak	Tak (dla faktur wystawionych offline i przekazanych nabywcy przed wysyłką do KSeF)
Architektura/Wydajność	Podstawowa	Zoptymalizowana, modułowa, skalowalna
Dostępność aplikacji mobilnej	Dostępna (wersja 1.0)	Zaktualizowana do wersji 2.0

 

źródło: Redakcja podatki.biz