Polski (PL) 
Deutsch 
English (UK) 
Jak połączyć obowiązek niszczenia dokumentacji pracowniczej zgodnie z okresem przechowywania (10 lat) z obowiązkiem weryfikacji, czy nie zatrudniamy pracownika ponownie na okres próbny? Jeśli zniszczymy dokumenty pracownika to po 10 latach nie będziemy mieli możliwości weryfikacji, czy nie zatrudniamy go ponownie na to samo stanowisko. Czy w systemie kadrowo-płacowym możemy przechowywać dane dłużej niż fizyczne akta pracownicze?
Nie można przechowywać dłużej danych.
Przepisy prawa pracy nie przewidują rozwiązania sytuacji wskazanej w pytaniu. Według poprzedniego stanu prawnego było możliwe ponowne zawarcie umowy na okres próbny po upływie 3 lat od rozwiązania albo wygaśnięcia poprzedniej umowy na okres próbny. Obecnie nie ma już takiej możliwości.
Zgodnie z art. 25 § 3 kodeksu pracy ponowne zawarcie umowy o pracę na okres próbny z tym samym pracownikiem jest dopuszczalne, jeżeli pracownik ma być zatrudniony w celu wykonywania innego rodzaju pracy. Oznacza to, że nawet w przypadku zatrudnienia pracownika po 20 latach nie ma możliwości ponowienia okresu próbnego w przypadku zatrudnienia przy pracy tego samego rodzaju. Należy podkreślić, że chodzi tu nie o inne stanowisko, tylko o pracę innego rodzaju. W przypadku zatrudnienia po kilku latach firma może mieć już inną strukturę, inne stanowiska. Nie można powierzyć pracownikowi na podstawie umowy na okres próbny pracy tego samego rodzaju na innym stanowisku niż poprzednio. Musi to być zupełnie inny rodzaj pracy.
Pracodawca, zatrudniając pracownika np. po 15 latach powinien więc posiadać wiedzę, czy zatrudniał już tego pracownika oraz na podstawie jakich umów. Nie tylko bowiem nie można ponowić umowy o pracę na okres próbny przy pracy tego samego rodzaju, ale limity umów o pracę na czas określony obowiązują między tymi samymi stronami niezależnie od przerw w zatrudnieniu.
Wyżej wymienionych informacji pracodawca nie może uzyskać z dokumentacji pracowniczej byłego pracownika. Zgodnie bowiem z art. 947 § 1 kodeksu pracy, pracodawca niszczy dokumentację pracowniczą w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracowniczej.
Skoro celem zniszczenia ma być brak możliwości odtworzenia treści dokumentacji, nie ma możliwości przechowywania informacji o umowach pracownika. To byłoby naruszenie przepisów RODO.
Natomiast przy ponownym zatrudnieniu pracodawca może odebrać od kandydata oświadczenie, że pracownik nie pracował wcześniej u tego pracodawcy na podstawie umowy o pracę na okres próbny lub na czas określony. Ponadto, co istotne, zgodnie z art. 221 kodeksu pracy pracodawca ma prawo żądać od kandydata albo od pracownika (zależnie od sytuacji wskazanych w art. 221 kodeksu pracy) danych dotyczących przebiegu dotychczasowego zatrudnienia i potwierdzenia historii zatrudnienia świadectwami pracy. Wówczas pracodawca może zweryfikować, jakie umowy o pracę łączyły go w przeszłości z pracownikiem.
Ewa Drzewiecka
https://inforfk.pl/
